輸入公式、函數

在前言時說過，Excel 是集各種表格文件、圖表、資料庫管理，及可進一步統計分析資料庫的工具，於是將已輸入的資料來作計算及統整這件吃力的工作當然也可以交給 Excel 來代勞，不過在運算前得先幫它作好適合的公式及函數設定，不然計算結果可是會牛頭不對馬嘴的。

• 公式

  以下表為例：欲計算第四次小考成績的總分和平均分數。最早的作法是運用計算機或心算，算出答案後再將答案登記下來；現在來看看如何交給 Excel 處理。

  
  
  

  1. 在 E13 儲存格處，輸入「=E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10」(如下表所示)，其實這條式子可以想像成就是 E13=E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10，也就是右邊計算的結果，會存到左邊 E13 儲存格裡，但由於公式本身就是輸入在 E13 裡，所以表示時，便把左邊省略，直接以「= 計算式」來表示。另外，要注意的是公式需以 = 開頭，否則 Excel 會視為文字或數直資料，而不會加以計算。
     
     

     
     
     

  2. 結果：
     
     

     
     
     

  Excel 中常用運算符號 (運算子)：
  
  

  類型	運算子	說明
  算數運算	-	負號
  	%	百分比
  	^	次方
  	*、/	乘、除
  	+、-	加、減
  文字運算	&	文字連結符號
  比較運算	=、>、<、 >=、<=、 <>	等於、大於、小於、   大於或等於、小於或等於、   不等於

  
  
• 函數

  上述的方法雖然方便，不過要一個一個輸入未免稍嫌麻煩，又如果要做的是 50 筆資料的運算，那肯定會受不了的。接下來的函數功能則可以輕鬆的解決這方面的問題。

  • 手動輸入函式
    
    函式表示法：    函數名稱 ( 引數1, 引數2,... )
    
    以上述計算總分的例子來看，就是直接在 E13 這個儲存格裡輸入 = SUM (E4:E10)，可以得到相同的結果。
    
    

    
    
    

    此外，可以利用【自動加總】鈕 ，如：先在下表中的 F13 用滑鼠點一下，然後按一下【自動加總】鈕，圈選 B4:E10 的範圍，按一下 Enter ，結果會如下表中的 F13 所示。其實上述的過程跟在 F13 中輸入「= sum(B4:E10)」的效果是一樣的。
    
    

    
    
    

  • 貼上函數
    
    上面的步驟看來是方便多了，不過前提是得先知道函數名稱和使用方式，否則可是會讓函數給搞得一個頭兩個大，Excel 中內建了數以百計的函數，函數的使用方法也是跟著不勝枚舉，要一一記在腦袋瓜裡，實在有點不大可能，於是接下來的【貼上函數】鈕 ，可以幫助解決這方面的問題。以下表為例：現在要在 E12 的位置輸入第四次小考的平均分數。
    
    

    
    
    

    1. 首先於要輸入平均數的 E12 儲存格上用滑鼠點一下。
       
       
    2. 用滑鼠於工具列上的【貼上函數】鈕上點一下。這時會跳出「插入函數」對話視窗，在視窗左半邊，可以看到 Excel 將函數分成財務、日期與時間、數學與三角函數...等不同的類別；右半邊則是顯示該函數的名稱，下面則是該函數簡單的說明。這邊需要的是求平均數的函式 AVERAGE，雖然 AVERAGE 屬於「統計」類，不過常用的函數會放在「最近用過函數」裡，可以在這邊找到 AVERAGE。用滑鼠點選一下後，按確定。
       
       
       
       
    3. 接著會出現「函數展示窗」，用滑鼠在 Number1 上點一下，這裡要我們輸入欲計算平均值的參照範圍，這時可以用鍵盤輸入 E4:E10 或用滑鼠在　E4:E10 上拖曳。
       
       
       
       這邊可以看到，在 AVERAGE 的說明列中，提到可以輸入最多至 30 個數值引數，可是上面的對話視窗中只出現 Number1 和 Number2 兩格輸入欄而已，要如何輸入到 30 個？實際上，得在 Number2 欄中有輸入資料，Number3 才會出現，以此類推可以到 Number30，但是為了省事，建議全部輸入在 Number1 中。
       
       
    4. 結果如下：
       
       
       
       
  • 函數方塊
    
    另一個快速呼叫函數的作法，是使用【編輯公式】鈕 叫出「函數方塊」。
    
    

    
    
    

    上圖中，在函數 AVERAGE 旁出現的下拉選單就是「函數方塊」，可以幫助快速的從「最近用過函數」類別中，找出並輸入所需的函數。
    
    

    
    
    

  
  
• 自動計算
  
  

  除了上述輸入公式、函數的作法外，Excel 也提供了免新增公式欄位，直接計算的方法。「自動計算」功能位於狀態列上，當選定範圍後，就可以在「自動計算」欄位上，看到該範圍的加總結果，例如下表中，隨便圈選 B4:C10，就可以在「自動計算」欄位上，看到這 14 個數字的加總結果等於 1209。

  
  
  

  「自動計算」欄可以顯示的不止總和而已，將滑鼠移到「自動計算」欄位上按一下右鍵，可以看到另有平均、項目個數、數字項個數、最大值、最小值等其他選項，使用方式同上述的加總使用方式：選定要使用的「自動計算」功能後，再選擇要作計算的儲存格，「自動計算」功能就會在此顯示出答案。

  
  
  
  

	陳柏成 (2003/11/25)